Bietest du deinen Kunden die Möglichkeit eines Kundenkontos, musst du entscheiden, wie du mit inaktiven Kundenkonten umgehen willst

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Löschverpflichtungen und klären, ob, wann und wie eine Löschung erforderlich ist. Tatsache ist, dass die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) selbst keine spezifischen Anweisungen zur Löschung nicht genutzter Konten gibt.

Wofür hat man Kundenkonten?

Zuerst einmal ist es wichtig zu wissen, dass eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ohne Zweck verboten ist. Wofür hat man also Kundenkonten, was ist deren Zweck?

Kundenkonten sind mehr als nur Datenbanken; sie bieten einen echten Mehrwert für den Kunden. Sie vereinfachen die Bestellvorgänge, halten vergangene Käufe fest und sorgen dafür, dass notwendige Daten für zukünftige Bestellungen schnell zur Hand sind. Selbst bei Nichtnutzung bleibt der Servicegedanke eines Kundenkontos bestehen – es bleibt eine bequeme Option für den Kunden.

Das klingt auf jeden Fall nach einem vernünftigen Zweck, meinst du nicht auch?

Kein automatischer Löschzwang bei inaktiven Kundenkonten

Die DSGVO schreibt keine automatische Löschung inaktiver Kundenkonten vor. Denn die bloße Nichtnutzung bedeutet nicht, dass Kunden das Konto nicht zukünftig nutzen werden.

Eine Löschung ist also nicht unbedingt erforderlich, es sei denn, der Kunde verlangt dies durch einen Löschantrag. Dann kommst du nicht darum herum, das Konto zu löschen. Die einzige Ausnahme ist, wenn noch offene Forderungen gegen den Kunden bestehen oder eine rechtliche Aufbewahrungsfrist dagegenspricht.

Beispiele für Löschfristen von Kundenkonten

Was sagt uns das jetzt genau? Die DSGVO enthält also keine spezifischen Löschfristen für inaktive Kundenkonten. Du solltest jedoch überlegen, ungenutzte Kundenkonten nach einem angemessenen Zeitraum zu löschen, um die Datenmenge nicht unnötig aufzublähen. Denn damit kannst du unter Umständen die Leistung deiner Systeme gefährden. Mögliche Löschfristen hängen von deinen internen Unternehmensprozessen ab. Hier mögliche Beispiele:

• Wenn Kunden seit über 10 Jahren keinen aktiven Vertrag mehr mit dir haben.
• Wenn der Kontoinhaber in den letzten zwei Jahren weder Inhalte hoch- noch heruntergeladen oder sich in diesem Zeitraum nicht im Konto angemeldet hat.

Wenn das der Fall ist, raten wir dir, das Kundenkonto zu löschen.

Kundenbenachrichtigungen

Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen Betroffene über die Löschung ihrer Daten informieren. Ausnahmen hiervon gibt es nur, wenn die Benachrichtigung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist.

Es ist also wichtig, deine Kunden über die Löschung ihres Kontos zu benachrichtigen, was durchaus per E-Mail erfolgen kann. Dies dient der Transparenz und kann zugleich auch eine Erinnerung an das Bestehen deiner Firma sein.

Beispielfristen für eine Löschbenachrichtigung

• Benachrichtige den Kontoinhaber per E-Mail, wenn das Kundenkonto 18 Monate inaktiv war.
• Lösche alle Daten, wenn der Kontoinhaber zwei Jahre lang inaktiv war. Bevor du das tust, benachrichtige diesen aber nochmals.

Warum? Diese Löschbenachrichtigungen sind nicht nur Hinweise, sondern auch eine Chance, deine Kunden an dich zu erinnern – vielleicht bestellt er dann ja doch wieder etwas oder nimmt deine Dienste in Anspruch!

Ich habe noch Fragen zur Löschpflicht…

Die Infos, die du gesucht hast, waren nicht dabei? Dann melde dich gerne bei uns per E-Mail unter: moin@datenschutz-methodik.com.

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